Профессия секретаря-это искусство. Узнайте об основных качествах этих незаменимых сотрудников!

1. Тактичность

Как показывает практика, один неверный шаг или поступок может привести к тому, что вы оказываетесь в неловком положении. Придерживайтесь определенных правил поведения, помните о правилах этикета в поведении с начальством, коллегами и посетителями.

 2. Улыбка

Не путайте улыбку с заигрыванием к посетителям или коллегам. Приветствуйте людей с радостью, отвечайте на звонки с энтузиазмом. Ваша улыбка должна создавать настроение всего офиса, так как к вам обращается большое количество людей.

3. Умение слушать

Старайтесь вслушиваться в то, что вам говорят. Данная способность очень пригодится вам в работе. Пытайтесь не только слушать человека, а и понимать, что он говорит.

4. Фиксирование данных

Секретарь в офисе – это тот человек, который за день получает огромное количество информации со всех возможных потоков. Фиксируйте данные из всех источников, чтобы в дальнейшем не было проблем и упущений в той или иной ситуации. Заведите блокнот, органайзер или заносите все в календарь на компьютере.

5. Думайте, а потом говорите

Перед тем как что-то сказать своим коллегам или начальнику, 20 раз подумайте, стоит ли это делать. Так как вы работаете с большим количеством документов и общаетесь с людьми из разных сфер, через вас может проходить конфиденциальная информация, о которой не следует распространяться.

6. Грамотная речь

Следите за тем, чтобы ваша речь была разборчивой, внятной и конструктивной. Перед тем как передавать информацию шефу, либо писать какое-то письмо, сформулируйте свою мысль и только потом излагайте ее.

7. Прочь волнение

В своей работе вы можете сталкиваться с людьми разного статуса. Это - не повод паниковать. Старайтесь держать себя в руках в любой ситуации. Вас никто не съест, ведите себя естественно, будьте вежливы, внимательны – и вам не придется нервничать и краснеть.

8. Анализ ситуации
Наблюдайте за людьми, анализируйте их поведение и слова. Таким образом, вам будет проще понять окружающих, и предугадать чем вы сможете им помочь в той или иной ситуации.